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¿En qué consiste la planificación de eventos?

Escrito por Mar San José
Planificación de eventos

En el mundo de la organización de eventos hay dos momentos fundamentales: la entrada de un briefing y la aprobación del proyecto por parte de un cliente.

Ambos, suponen un pequeño tsunami en la vida del organizador de eventos, ya que implican la coordinación del equipo, la gestión del tiempo y los recursos necesarios para ofrecer una propuesta de éxito y para ejecutar el evento con excelencia.
Para alcanzar estas metas (y no morir en el intento), los organizadores de eventos nos formamos en una disciplina esencial para nuestra vida profesional: la planificación de eventos.

De hecho, es cada vez más frecuente que las agencias cuenten con un planner, o responsable de la planificación del evento.

 

La planificación de eventos es la clave de su diseño:

  • Una buena planificación parte de un análisis del briefing.
  • No podemos pensar que, con estudiar los objetivos de comunicación de nuestro cliente, es suficiente. Hay que conocer su estrategia de comunicación global (ya que nuestro evento es una herramienta de ella) y compararla con la de sus competidores.

  • Debemos realizar un perfil sociodemográfico de nuestros invitados, pero también, en la medida de lo posible, profundizar en sus intereses, su estado de ánimo y predisposición hacia nuestro evento.

  • Valorar la repercusión de nuestro evento y estudiar el presupuesto con el que contamos.

Este análisis nos permite enfocar nuestro evento en todos los aspectos: desde la idea creativa hasta el paso a paso de este. Y lo que es más importante, hace que el organizador pueda configurar el equipo necesario para dar una respuesta atractiva y eficaz al cliente. Un equipo multidisciplinar que, en la mayoría de los casos, crea una propuesta en tiempo récord.

Creativos, escenógrafos, productores, directores de arte y expertos en comunicación sacan toda la artillería para ofrecer el mejor proyecto, el que cumple los objetivos y supera las expectativas del cliente.


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Para conseguirlo, el planner controla los tiempos y la carga de trabajo del equipo. Su herramienta de trabajo principal en esta primera etapa es la reunión de tráfico, que se celebra al inicio de cada semana y en la que el planner asigna trabajos concretos a los miembros del equipo y marca plazos de entrega.

El informe de esta reunión, que se denomina documento de tráfico, se distribuye en la agencia para que todo el equipo sea consciente de los deadlines.

 

Una vez preparada la propuesta, hemos de enamorar al cliente al presentársela para conseguir su aprobación.

 

Y en este punto, una vez firmado el contrato, es cuando la planificación de eventos vuelve a cobrar importancia:

  1. Ahora tenemos que dar vida a las ideas y, para ello, un buen cronograma en el que planificar tareas, fechas de aprobación de estas por parte del cliente y fechas de producción, es fundamental.

  2. Por no hablar de una gestión óptima del presupuesto, un documento vivo que ha de irse actualizando a medida que vamos produciendo elementos.

  3. Y sin olvidarnos de una escaleta brillante, en la que pongamos en valor los mensajes y los contenidos de nuestros ponentes con unas puestas en escena únicas e impactantes.

  4. Estos documentos, además, se completan con el plan de montaje y desmontaje, el cuadro de ensayos y el cuadro de equipo.

Estas herramientas son para el planificador, las tijeras y los alfileres de los sastres, que poco a poco van dando forma a un evento único y diferente.

Categoría: Producción de Eventos, Organización de Eventos

Publicado originalmente en 4 de marzo del 2021, actualizado en 23 de marzo del 2021
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